展会活动孕育着巨大的商机，具有促进联络与交流的作用，展会办的好，会找到许多客户。所以想要成功策划举办一场展会活动并没有想像中的那么简略，起码你要知道一场展会活动需求哪些过程来完结，
杭州活动策划公司给你介绍下，展会活动策划履行的13大过程。
1步：了解展会状况搜集材料
与主办单位获得联络，对方会传真或邮寄给您报展文件。这些文件应包含博览会介绍材料、参展请求表格、参展费用、有关服务、展馆展位图、参展人员手册等。
2步：承认展位
展台的方位由主办者全盘规划，依照产品和服务的内容、职业、区域等要素组织展台的方位，或许是以展位费的多少来区别方位的好坏。主办者供给的展位图上标出了哪些方位可供挑选。人潮流量高的当地是接近进口及出口处、洗手间、休息室及饮食区，总归，越早将参展请求表格递交给大会主办者，越简单得到好的方位。
依据本身需求与主办方联络交流后，填好参展表格、回来给大会主办者、并得以承认之后，您还要将悉数或许部分展位费作为定金汇至主办者，这样您的展位便得到好的方位。
3步：做好费用预算
参展费用包含展位费、展位装饰装饰费、展品运送费、机票火车远程车费、市内交通费、食宿费、必要的设备、租借费、广告宣扬费、材料印刷费、礼品制造费、会议室租借费等。做参展经费预算时，还要加上总费用的10%，作为不行预见费用的开销。
4步：承认展位装饰方案
展台一般分为三种方法，一种是规范展位，一种是改装后的规范展位，最终一种是在光地上建立起来的特装展位。依据实践需求和预算承认装饰方案。
5步：租借请求及活动请求
大多数参展商会有各种暂时租借物品的需求，这儿包含桌、椅、柜子、沙发、电话线、网络接口等，还有假如您在展览中要有大的用电量、运用上下水、煤气、天然气等，您必定要在参展请求表格中加以阐明、特别强调，在收取必定的费用后，大会主办者会组织供给这些服务。
一般的展会都会有同期举办的各种技能研讨会、交流会、新闻发布会等，这些活动阐明都在《参展商手册》中具体列出，您能够精确的经过实践需求填写表格报名参与，收费的活动在您交纳规则费用后将由主办方承认。别的您需求自己举办一些现场活动和会议活动，也需求将活动方案和预订的会议室提早报给主办方，得到许可后才可履行。
6步：拟定宣扬方案
展会一般都会供给各种广告服务为您更好的宣扬企业，所以要在展开前就拟定好展前、展中及展后的宣扬方案。
展前宣扬几个途径
1）展会出书的《会刊》，这儿能够免费列入每个参展单位的称号、地址、电话、联络人、乃至产品介绍，假如有或许还能够付费刊登广告，这是博览会的重要一环而不行忽视，它是博览会的连续。
2）经过网络媒体和其他新闻媒体发布参与展会的新闻，介绍企业在展会上的新动态亮点，招引潜在客户来展会上观赏你的展位。
展中宣扬的几个途径
1）夺目、共同的展台规划是招引观众眼球的好办法。
2）派发一些小礼物和举办一些现场小活动也是很好宣扬手法。
3）与主办方租借展场表里的实体广告位更是夺人耳目，一般有气球条幅、气球门、墙体广告、野外广告牌、广告旗杆、室外三角立牌、灯箱广告牌等。
4）举办产品发布会、新闻发布会等，举办各种活动展演。
5）搜集展会来访者信息做回访。
6）编撰参展作用和陈述新闻发布在新闻媒体上。
第7步：材料展品的预备和运送
参与博览会之前您要预备满足的宣扬材料，包含手刺、产品介绍、公司介绍、产品价格清单，其运用量往往会超越您的意料，所以要做好充沛的预备工作。
展品的运送在主办方供给的《参展商手册》中有清晰的规则，里边有展品运送的提货担任人的名字和收货地址，您能够按此将展品提早运往展览所在地。另一快捷的方法是托付运送署理，运送署理供给门到展位到门的服务。
第8步：预订行程和住宿
一般参展人员需求提早1~3天抵达展场所在城市，展会完毕的第二天脱离，所以您能够精确的经过展会的时刻来承认往复行程。主办方一般会供给代订回程票的服务。
在主办方供给的《参展商手册》中会有会务招待方面的介绍，里边会为您供给几家到几十家不同层次的酒店，一般比门市价格低许多。许多展会也会注册从酒店到展场的免费班车接送，这样会节约不少时刻和费用。
别的假如您有调查旅游的需求，也能够提早与主办方提出，一般主办方会依据客人的需求供给个性化服务。
第9步：交纳一切费用
依照提交给主办方的预订租借表格向指定帐户交纳一切预租费用，将展位费的剩下部分结清，一般展会主办方均要求在展开前一个月结清一切展位费用。主办方将在展开时供给发票。
第10步：收取证件
参展人员报届时，大会主办者会供给参展商证，一般一个规范展位供给2-3个参展证。这也是通行证，在整个布展、展览和撤展期间有用。入场券大会主办者视展位面积的多少分配给每个参展单位必定数量的展览入场券乃至开幕式请柬，这给您供给了联络客户和联系单位的时机，您能够列出名单，将入场券和手刺一同寄给这些嘉宾，约请他们前来观赏和碰头。
第11步：布展及清洁
大会组织者一般会给布展留出满足的时刻，大会博览会的布展时刻为2-3天，而且能够在正常上班时刻之外加班施工。步展前请施行工程单位严厉依照《参展商手册》上的规则提交材料报批，并交纳相关管理费用等。
大会免费供给观赏者通道和其他公共场所的清洁卫生，但展位内的清洁一般由参展单位自行担任。
第12步：展开
一切的预备工作完结后，您能够有条有理的实施展现方案。假如现场遇到突发事件，需求当即联络主办方建立的现场办公室和场馆担任人，他们的联络方法在《参展商手册》中有具体阐明。
展台的工作人员要具体记载每一个到访客户的状况及要求，不要凭过后回忆；关于没有掌握的产品需求，不要当场许诺，及时报答总部作出合理答复，一旦应承，必须按质如期完结，以获得客户协作决心；每天将潜在商机及顾客材料送回公司，以便即时处理及回应。
第13步：撤展
展会的最终一天下午一般为撤展时刻，依据撤展速度而定，一般都能够延伸至晚22点。
参展商处理退回所租设备手续并经承认后取回押金，之后处理物品出馆手续即可出馆
展会活动策划履行总结：
展会关于参展商来说也是一种营销途径。展会相对其他营销途径(硬性广告、上门推销等)而言有一个显着的优势便是专业性强，展会所集合的都是一些专业的收购人士，他们有硬性的需求，更懂得产品的价值，更简单对你的产品感兴趣，由于面临面的攀谈更简单添加客户对你企业及产品的信赖度。据统计，43%以上的中小企业依托展会的订单完结了他们当年销售量的一半！
632863309